税理士が教える帳簿のチェックの方法
確定申告の受付が始まりましたね。溜まっているレシートを全部入力して帳簿を作ったけれど、本当に合っているのか心配という方へ、帳簿をチェックするときのポイントをお教えします。
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自分で帳簿を作ってみたけれど、本当に合っているのか心配
今年は、頑張って自分で帳簿を作ったという方もおられるのではないでしょうか？
溜まっている領収書や通帳を入力したけど、「本当にこれで大丈夫かな。」と思うことはないでしょうか？
そうです。ざっと入力しただけですと必ず間違いがあります。そこで、入力が終わった後に大きな視点で全体をざっとみるチェックは欠かせません。
今回は、帳簿をチェックするポイントをお教えします。
確定申告前ということで、今回は個人事業（法人ではない）の帳簿チェックの方法です。
チェックには試算表を使う。
どの会計ソフトでも同じなのですが、試算表（残高試算表）というものを使ってチェックします。試算表とは、すべての勘定科目の合計が集約されものです。
弥生会計ではこんな風になっています。画面上は、貸借対照表と損益計算書が別々に表示されます。他にも、貸借対照表と損益計算書が一体となったような形で表示されるソフトもあります。
貸借対照からはじまり流動資産→固定資産→流動負債→固定負債→元手→収益→費用へ続きます。
まず、貸借対照表をチェックする
貸借対照表には、資産、負債、元手が記載されています。これらは実体があるので、チェックが簡単です。各勘定科目の中身を考え、決算期末（個人事業ですと12月31日）に残っているべき金額と試算表の金額が一致しているかをチェックします。
一番はじめに現金がありますので現金をチェックすべきなのですが、小さな事業で事業用の現金を分けて管理しているという方は珍しいと思います。管理していないと決算期末の現物の残高がわかりません。そこで、現金はいったん置いておきます。
続いて預金です。会計ソフトの数字と決算期末の通帳の残高が一致していることを確認します。預金口座が複数ある場合は、預金口座ごとに勘定科目を分けるか、補助科目をつけておくとチェックがしやすいです。
続いて売掛金です。決算期末の数字は何を表すか考えます。
これは、決算期末で請求はしているけれど、入金がされていないものですね。手元の請求書の控えをみながら確認します。翌月以降の通帳の入金をみるのもいいですね。
売掛金は、取引さきごとに期末の金額がわかるとチェックしやすいですね。そこで、預金口座と同じように取引さきごとに補助科目や枝番号をつけておくといいです。
ここから先も同じように勘定科目の中身は何かということと、12月末時点で残っているべき金額を考えていきます。
次に、損益計算書を確認します
実は、損益計算書のチェックは難しいです。損益計算書には、1年間の収益と費用の合計が記載されています。1年間の取引の積み重ねなので、貸借対照表のように直接金額を確認することができません。
そこで私は以下のような方法でチェックをしています。
- 項目に抜けがないことを確認する
- 前期と比べてみる
項目抜けがないことを確認する
節税の基本は、計上すべき経費を洩れなく計上することです。あるべき経費で抜けているものがないか？という視点はとても大切です。
例えばこんな損益計算書があったとします。
売上が1,870,000円、経費の合計が997,100円、結果、利益が872,900円となっています。
経費の中身をみてみると、消耗品、外注費、家賃があがっています。ここで、想像力を働かせます。オフィスを借りて事業を行っているようです。家賃のほかにオフィスを維持する費用はないのでしょうか？そのように考えるとこんな疑問点があがってきます。
- 電気・ガス・水道代がない
- 電話代やインターネット代がない
- オフィスを借りているとすれば自宅からの交通費はかかっていないのかな？
これらは、どうやら抜けていそうなので修正します。
前期と比べる
事業の内容や環境に変化がなければ、売上の金額やかかる経費はそれほど変動しません。そのため、前期と比べると抜けている項目やダブっているものが発見されたりします。また、前期と比較することによって、事業の動向も把握できます。
最後の現金を確認します。
ここまででも、かなりの間違いが見つかると思います。もう一押し大きな視点で確認できれば完璧です。でも、難しいのでわからない方は、省略してくださっても大丈夫です。
最後に現預金の増減に注目します。厳密には利益と現預金の増加は一致しませんが、単純化のために利益＝現預金の増加と仮定します。ちなみに、利益と現金が一致しないのは、現金の入出金のタイミングと利益として認識するタイミングが異なるからです
例えば、利益が100万円あったとします。利益と現預金はほぼ一致するとすれば、12月末（期末）の現預金は1月（期初）よりも100万円増えているはずです。
でも、利益が100万円であっても、現預金は100万円も増えていないはずです。それは生活費として引き出しているはずだからです。そこで、自分の生活の大きさと帳簿上使っているであろう生活費を比較します。その事業の収入だけであれば、100万円で生活していることになりますが、暮らしていくには100万円では少なすぎます。他に収入があれば、そのまま残っている可能性もあります。こんな風に現実と帳簿上の数字とは比較して考えると大枠で間違っていないかどうかの心証が得られます。
まとめ
それらしい帳簿は、領収書や通帳を入力していけばできます。流行りのクラウド会計をつかえば、全自動で帳簿が完成しそうなものですが、実はそうではありません。意外と経費や売上が洩れていたり、重複して計上されていたりするものです。一通り入力が終わった後に、チェックする作業が不可欠です。
難しそうですが、そんなことはありません。
会計帳簿は現実を記録したものです。現実と帳簿を見比べて食い違っているところがないか考えていくだけです。帳簿を現実とは関係のない数字だけの資料と考えるとつまらないですが、現実とリンクするものと考えれば見る目も違ってくるのではないでしょうか？
編集後記
昨日も倉庫にて棚卸の立ち合いでした。物流って難しいなと実感した一日でした。